Erfolg durch leistungsfähige Prozesse

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass die Prozesse in unseren Unternehmen über den Erfolg am Markt entscheiden. – Als Kunde erwarten wir 100% Qualität. Wir gestehen dem Hersteller keine Abstriche an der Funktionalität seiner Erzeugnisse zu. Wer hier oder auch beim Preis nicht mithalten kann fällt schnell vom Markt. Eine reine Differenzierung über das Produkt / die Dienstleistung bringt also oftmals keine signifikanten Unterschiede mehr.

Den richtigen Ansatz verfolgen

In der Praxis werden Prozesse leider allzu häufig in direkter Verbindung mit dem Ziel der Kosteneinsparungen hinterfragt. Dieser Ansatz ist nicht falsch, führt aber in der Regel zu einseitigen oder sogar falschen Schlussfolgerungen. Erfolgreiche Unternehmen konzentrieren sich auf die Erfüllung der die Erwartungen ihrer Kunden und erst im zweiten Schritt auf eine möglichst effiziente Lösung.

Mitarbeiter befähigen

Mit diesem Ansatz und einer ganzheitlichen Betrachtung von Prozessen ist es möglich, die Mitarbeiter zum Motor von Veränderungen zu machen. In der Regel sind diese Mitarbeiter dann auch hoch motiviert und in der Lage, die Leistung ihrer Prozesse nachhaltig zu steigern. Um dieses Potential nutzen zu können, bedarf es einer engagierten, stringenten und auf Veränderung ausgerichteten Führung dieser Mitarbeiter. Das notwendige Know-how für alternative Lösungen bringen viele Mitarbeiter von ganz allein mit. Über eine Qualifikation zu Beginn und eine ergänzende Anleitung zur schnellen Identifikation, Analyse und Gestaltung von Prozessen erlernen sie das notwendige Handwerk schnell. In Kombination mit den notwendigen Freiräumen sowie dem richtigen Blick auf die Anforderungen entstehen sehr effektive und effiziente Prozesse.

Mit dem nachfolgend abgebildeten 10-Schritte-Plan lassen sich Prozesse schnell anforderungs-, kosten- und organisationsgerecht ausrichten.

Kunden und das Umfeld verstehen

Der Schlüssel zur nachhaltigen Verbesserung von Prozessen liegt dann im Verständnis der Anforderungen, die vor allem unsere Kunden an uns heran tragen. Umso klarer ein Prozess diese Anforderungen bedient, umso mehr werden Kunden diesen Prozess und das damit verbundene Produkt / die Dienstleistung nachfragen. Neben den Kunden gibt es aber auch noch andere Interessenvertreter, die wesentliche Anforderungen an unsere Prozesse stellen. Dies ist zum einen das Management. Vertreter dieser Gruppe achtet vor allem auf die Effizienz von Prozessen. Darüber hinaus sind unsere Manager angehalten, auf die Einhaltung von Gesetzten und Vorschriften zu achten. Zunehmend mehr Bedeutung erlangt in den vergangenen Jahren die Erwartungshaltung „der Gesellschaft“. Auch diese müssen viele Unternehmen heute verstehen und bedienen, wenn sie nicht Gefahr laufen wollen, in eine negative öffentliche Debatte hineingezogen zu werden.

Schwächen erkennen & Stärken ausbauen

Nur in Kenntnis dieser Anforderungen sowie der signifikanten Elemente von Prozessen ist es möglich, sehr schnell und gezielt zu erkennen, wo die Stärken oder aber auch die Schwächen des eigenen Handelns liegen. Es wird Faktoren geben, mit denen wir auch heute schon 1:1 die Anforderungen von unseren Kunden bedienen. Diese gilt es zu festigen und nachhaltig auszubauen. Es wird aber auch Elemente geben, die keinen oder zumindest keinen direkten Bezug zu den Anforderungen der Kunden haben. Diese Strukturen gilt es zu eliminieren, zu ersetzen oder zu verändern.

Prozesse gestalten & Ergebnisse dokumentieren

In Kenntnis der Architektur von Prozessen ist es möglich sehr spezifisch in Prozesse einzugreifen und diese gezielt umzugestalten. Die einzelnen Bausteine eines Prozesses (Mensch, Technologie, Material, Daten / Informationen, Arbeitsumgebung, Aufbau- und Ablauforganisation) gilt es, konsequent zu durchdenken und zu gestalten. Über entsprechende Regeln und Methoden entwickeln moderne Unternehmen für die Gestaltung eine eigene „DNA“, die von allen Führungskräften verinnerlicht sein sollte. Es entstehen Strukturen, die eine gemeinsame Basis haben und zueinander passen. So ist es diesen Unternehmen und seinen Mitarbeitern möglich, die neu gestalteten Prozesse im Alltag zu leben und gezielt weiter zu verbessern. – Um sich im Unternehmen und an den Schnittstellen zu externen Partnern besser über die Zusammenarbeit austauschen zu können, bedarf es u.a. einer einfachen und effizienten Art der Dokumentation. Hier gibt es inzwischen zahlreiche Standards, die helfen, den Aufwand und das Volumen einer solchen Dokumentation stark zu reduzieren und das Verständnis deutlich zu steigern.
Wem es gelingt, das Prozessmanagement zum Tagesgeschäft zu erheben, die Anforderungen aus dem Umfeld des Unternehmens klar und eindeutig zu erkennen und sich bei der Gestaltung der erforderlichen Prozesse auf „das Notwendige“ zu konzentrieren, der ist in der Lage die Konkurrenz hinter sich zu lassen, Kosten zu senken und den Markt erfolgreich zu bearbeiten. – Es lohnt sich, sich mehr mit den Eigenarten von Prozessen zu beschäftigen und dieses Wissen in das Tagesgeschäft einzubringen!

Diese Vorgehensweise haben wir in über 25 Projekten bei unseren Industriekunden erfolgreich angewandt. Haben wir Interesse geweckt? Sprechen Sie uns an!