Aufbau Auftragssteuerung und Kundenservice

Restrukturierung der Organisation
Basis für weiteres Wachstum schaffen

Ausgangssituation

Unser Kunde ist eine weltweit führende Zertifizierungs- und Prüfinstitution auf dem Gebiet der Werkzeuge, Werkstoffe sowie der Schneid- und Haushaltswaren. Das Angebot umfasst ein breites Portfolio an Produktbewertungen und entsprechenden Zertifizierungen. Hierzu gehören die Werkstoff- und Bauteilprüfung, die Schadensfallanalyse sowie die Bewertung der Produktqualität und die Vergabe von Prüflabeln und Zertifikaten. Da sowohl das Prüflabor, als auch die Zertifizierungsstelle in den letzten Jahren stark gewachsen sind, haben sich die Grenzen der bisherigen Organisationsstruktur deutlich gezeigt. Da bisher ergriffene Einzelmaßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, musste jetzt eine auf Wachstum ausgerichtete neue Struktur entworfen und umgesetzt werden. Ziel der Geschäftsführung war, den Wachstumsprozess strukturell zu sichern und die Kundenorientierung zu stärken. Im Fokus stand damit die Gestaltung der Aufbau- und Ablaufstruktur im Rahmen einer vollständigen Neuorganisation des Unternehmens.

Ziele

• Klare strategische Ausrichtung
• Wachstumsbarrieren identifizieren und beseitigen
• wachstumsorientierte Strukturen und Prozesse aufbauen und umsetzen
• Wettbewerbsposition verbessern
• Auftragssteuerung in Prüfung und Zertifizierung optimieren
• Durchlaufzeiten verbessern
• Kundenservice optimieren
• Vertriebsaktivitäten konsolidieren, standardisieren und optimieren

Aufgabenbeschreibung

Umfassende Analyse der vorhandenen Strukturen und Prozesse, Identifikation der aktuellen „Wachstumsbremsen“ und Entwurf eines strategiebasierten, umsetzbaren Restrukturierungskonzeptes für das Prüflabor und die Zertifizierungsstelle. Steigerung des Outputs bei Aufrechterhaltung bzw. verbesserter Qualität, Entflechtung der Strukturen und Fokussierung der einzelnen Leistungen auf den Markt, Ausrichtung der Prozesse auf die Kundeanforderungen.

Herausforderungen

• historisch gewachsene Strukturen verändern
• Anpassung / Veränderung der Arbeitsabläufe und Aufgaben
• MitarbeiterInnen beteiligen / mitnehmen
• Verankerung der Wirtschaftlichkeit als oberstes Handlungsprinzip in den Prozessen
• Verankerung der Kundenorientierung in den Prozessen
• Aufgabenvielfalt der Führungskräfte
• Controlling Strukturen aufbauen und die Prozesse aktiv steuern
• Ziele für die Weiterentwicklung fixieren / tracken

Umsetzung

1. Analyse der strategischen Ausrichtung und Positionierung
2. Ist-Aufnahme der vorhandenen Strukturen, Regelungen, Interessen und Prozesse
3. Identifikation der Wachstumsbarrieren
4. Entwurf und gemeinsame Definition der Soll-Strukturen
5. Klärung und Festlegung der Rollenprofile für die Soll-Struktur
6. Definition der für das Soll erforderlichen „Werkzeuge“ (Planungstools, Meeting-Strukturen, Reports, Zugriffsrechte, etc.)
7. Erhebung des Personalentwicklungs- und Qualifikationsbedarfs
8. Definition von Prozessen (Vertrieb, Einkauf, etc.)
9. Entwurf und Verabschiedung des Maßnahmenplan zur Soll-Struktur
10. Umsetzung der Maßnahmen und laufende Zielkontrolle

Ergebnisse:

• klare strategische Ausrichtung und Positionierung
• neue Organisations- und Führungsstruktur
• klare Prozesse und Verantwortlichkeiten
• Stärkung der Kunden- und Vertriebsprozesse
• Auftragssteuerung eingeführt
• Durchlaufzeiten nachhaltig verbessert